GTD(Getting Things Done)를 활용한 투두이스트(Todoist) 활용법

gtd(GETTING THINGS DONE) x todoist

2019/06/12 - [IT제품 리뷰] - 왜 투두이스트(Todoist)가 최고의 할 일 관리 앱인가? 이후 아직도 투두이스트를 어떻게 쓸지 고민하는 분들을 위하여 필자가 사용하는 노하우를 공유하겠습니다. 필자는 GTD(Getting Things Done) 방법을 알맞게 수정하여 사용하고 있습니다. GTD에 대한 것은 아래의 그림을 통해 설명드리겠습니다.

GTD(Getting Things Done)의 프로세스

먼저 라벨(@)를 만들어야 합니다. 왼쪽 패널에 위치한 라벨에서 '@지금(혹은 2분)', '@대기', '@검토' 세 가지 라벨을 우선 만들어 봅니다. '@지금(혹은 2분)'은 빠르게 처리할 수 있는 작업을 의미하고 '@대기'는 누군가가 특정 작업을 해주어야만 할 수 있는 작업이나 혹은 확인해야 할 사항을 의미합니다. 마지막으로 '@검토'는 해당 작업을 수행할지를 검토하는 라벨입니다. 필자의 경우 '@작업중', '@결재', '@문구점' 등 다양한 라벨을 추가하여 상황에 맞게 대처하고 있습니다.

모든 '하고 싶은 것과 해야 할 것(stuff')을 가능 및 실행 여부에 상관없이 모두 '관리함(in basket 혹은 inbox)'에 모아봅니다. 이를테면 평소 하고 싶었던 '책 읽기'나 '해외여행 가기'도 좋고 '물 사기' 혹은 '장 보기' 도 좋습니다. 지금 당장 모니터 옆에 붙은 포스트잇이나 바탕화면의 스티키 노트(혹은 스티커 메모)를 참고하여도 좋습니다. 구분이 명확한 작업들은 바로 '프로젝트(#)'와 '라벨(@)'을 이용하여 바로 추가하면 편리합니다.

하고 싶은 일과 해야 할 일을 관리함에 추가했다.

그 다음 관리함에 있는 모든 작업들을 분류해야 합니다. 먼저 작업들의 '실행여부(Is it actionable?)'에 따라 분류합니다. 실행이 불가능하다면 작업을 '삭제(trash)'하거나 '참고(reference)'를 위하여 에버노트에 저장해 놓습니다. 애매하다면 '@검토' 라벨을 붙여 '#검토함'에 넣어두면 됩니다. 여유가 된다면 검토할 날짜도 입력해두면 좋습니다. 지정한 날짜가 되었을 때 검토하여 작업의 실행 여부를 결정합니다. 이는 '아마도(Someday / Maybe)'에 해당합니다. '관리함(in basket 혹은 inbox)'은 분류가 끝나면 항상 비워두어야 차후 '할 일(stuff)'을 추가할 때 분류가 편리합니다. 또한, 관리함의 작업들은 모두 '프로젝트(#)'을 지정해 주어야 작업 관리가 편리합니다.

관리함은 분류가 끝면 모두 지워야 '정리'가 된 느낌입니다.

'#기타'프로젝트에 '@검토'라벨을 붙여 작업을 보류했다.

실행이 가능한 작업은 다시 '단일 작업(Single action)' 혹은 '다중 작업(Multiple action)'에 따라 분류합니다. '다중 작업(Multiple action)'의 경우 별도의 '프로젝트(#)'을 만들어 해당 프로젝트 안에 '단일 작업(Single action)'을 입력합니다. '프로젝트 플랜(Project plan)'에 해당합니다. 모든 '다중 작업(Multiple action)'을 '단일 작업(Single action)'으로 세분화하면, '@지금(혹은 2분 이하)', '위임(Delegate)', 그리고 '날짜에 따라 작업'으로 나눕니다. '@지금(혹은 2분 이하)'의 작업들은 당장 시작하고 빠르게 끝내도록 합니다. '위임(Delegate)'의 작업은 위임 후 추후 확인을 위해 날짜(데드라인)을 지정하고 '@대기' 라벨을 붙여 놓습니다. '날짜에 따라 작업'의 경우 해당 날짜가 되기 전 혹은 해당 날짜에 작업을 완료하도록 합니다.

예를 들어 해외출장을 위해 항공권 견적을 받을 경우 여행사에 항공권 견적을 요청하고 '해외출장 항공 견적 받기 @대기 6월20일 #`출장'을 입력하여 작업을 추가합니다. 만약 날짜를 지정한 작업을 수행하기에 힘든 상황이라면 날짜를 조정할 수도 있습니다.

해외출장 항공 견적받기 @대기 6월20일 #출장을 입력했을 때의 결과

이렇게 모든 작업들의 분류를 끝나면 각종 프로젝트에 속한 작업들은 '@지금', '@검토', '@대기' 라벨이 붙어 있거나 날짜가 지정되어 있을 것입니다. 모든 작업들은 왼쪽 패널의 '오늘', '다음 7일', '@지금', '@검토', '@대기' 항목을 통하여 작업을 관리할 수 있습니다. '오늘'과 '다음 7일'을 제외한 모든 항목은 라벨과 필터 패널에서 해당 항목을 우측 클릭하여 '즐겨찾기에 추가'하면 됩니다.

여기까지가 'GTD(Getting Things Done)'를 이용한 투두이스트의 활용법입니다. 우선순위(p1~p4)를 이용한 '아이젠하워 메트릭스' 등 사용자에 맞게 수정하여 사용할 수도 있습니다. 나에게 맞는 할 일 관리법이 가장 중요합니다.

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