아이젠하워 매트릭스를 활용한-투두이스트(todoist)활용법

지난 글에는 GTD(Getting Things Done)을 활용한 투두이스트(Todoist)활용법에 대해 글을 썼습니다. 이번 글은 많은 작업을 당장 어떻게 해야 할지 모르는 분들을 위하여 준비했습니다. 바로 아이젠하워 매트릭스(The Eisenhower Matrix)입니다.

드와이트 D. 아이젠하워 - 미국 34대 대통령 - en.wikipedia.org

드와이트 D. 아이젠하워는 미국의 34대 대통령입니다. 제2차 세계대전 당시 연합군의 최고사령관으로서 한국과도 인연이 깊은 대통령입니다. 자세한 정보는 아래 링크를 참조해 주시길 바랍니다.

• 드와이트 D. 아이젠하워 - 위키백과
• 드와이트 D. 아이젠하워 - 나무위키

시간 관리와 생산성 분야에서 드와이트 D. 아이젠하워(이하 아이젠하워) 대통령은 아이젠하워 매트릭스(The Eisenhower Matrix)로도 유명합니다. 혹은 아이젠하워 박스(The Eisenhower Box)로 불리기도 합니다. 아이젠하워 대통령은 자신만의 매트릭스를 통해 효율적으로 업무를 처리한 것으로 유명합니다. 지금 당장 너무 많은 일에 정신을 못 차리거나 혼란스럽다면 아이젠하워 매트릭스를 통해 업무를 정리해 보시길 추천합니다.

아이젠하워 매트릭스

아이젠하워 매트릭스의 원리는 다음과 같습니다.

• 중요하고 긴급한 일은 즉시 처리한다. - Do it
• 중요하지만 긴급하지 않은 일은 계획을 세워 처리한다. - Decide
• 중요하지 않고 긴급한 일은 위임한다. - Delegate
• 중요하지 않고 긴급하지도 않은 일은 제거한다. - Delete

그림으로 표시하면 아래와 같습니다.

아이젠하워 매트릭스, - en.wikipedia.org

여기서 주목해야 할 점은 그림의 노란 부분(그림에서 2번), ‘중요하지만 긴급하지 않은 일’입니다. 아이젠하워의 말에 따르면 ‘중요한 일이 급한 경우는 거의 없으며, 급한 일이 중요한 경우도 드물다.’고 합니다. 대부분의 일은 ‘중요하지만 긴급하지 않은 것’과 ‘중요하지 않고 긴급하지도 않은 일’입니다. 즉, ‘필요 없는 일을 제외하고 중요한 일은 계획적으로 처리해라’라는 의미를 담고 있습니다.

중요한 일이 급한 경우는 거의 없다. 급한 일이 중요한 경우도 드물다. - 드와이트 D. 아이젠하워
What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important. - Dwight D. Eisenhower

중요하고 긴급한 일은 당연히 바로 처리해야 하며, 중요하지 않으나 긴급한 일은 남에게 위임하여 추후에 보고를 받도록 합니다. 중요하지 않고 긴급하지도 않은 일은 할 필요가 없으니 삭제합니다. 마지막으로 중요하지만 긴급하지 않은 일은 계획을 세우고 계획에 따라 철저히 해야 합니다.

아무래도 아이젠하워 매트릭스는 높은 직급에 있는 사람에게 더 어울립니다. 하지만, 상황에 따라 우리에게 맞춰 사용 가능합니다. 예를 들면, ‘오늘 오전 10시까지 보고서 제출’은 중요하고 긴급한 업무이니 당장 시작하며, ‘운동’, ‘장기 업무 계획’ 등은 중요하지만 긴급하지 않으니 계획을 세워 실행합니다. 그리고 ‘오늘 오후 3시 인터뷰 요청’은 직장 동료에게 위임합니다. 물론 자신의 직급이나 상황에 따라 위임합니다. 마지막으로, ‘SNS 확인’과 같은 일은 제거합니다.

투두이스트(Todoist)에 적용하기

아이젠하워 매트릭스를 투두이스트에 적용하는 방법은 크게 두가지 입니다. ‘@라벨’을 이용하거나 ‘p1, ‘p2’, ‘p3’, ‘p4’ 같은 투두이스트 내에 있는 우선순위 필터를 적용하면 됩니다.

(@)라벨

라벨을 사용하는 경우 ‘@중요한’, ‘@안중요한’, ‘@시급한’, ‘@안시급한’으로 라벨을 만들거나 ‘@do’, ‘@decide’, ‘@delegat’, ‘@delete’로 나누어도 좋습니다.

라벨을 적용한 모습

우선순위 필터

우선순위 필터(p1에서 p4)를 활용할 경우 ‘p1’은 중요하고 긴급한 일, ‘p2’는 중요하고 긴급하지 않은 일, ‘p3’ 긴급하지만 중요하지 않은 일, ‘p4’는 해당 없음 혹은 긴급하지 않고 중요하지 않은 일로 구분하여 사용하면 됩니다.

 

우선순위를 적용한 모습

즐겨찾기와 필터

마지막으로 라벨(혹은 필터)을 즐겨찾기에 추가하여 투두이스트의 상단 왼쪽 패널에 띄워서 사용합니다. 라벨(혹은 필터)만 적용된 겨우 모든 (#)프로젝트에서 해당 라벨을 가져오므로, 필터를 이용하면 특정 (#)프로젝트만 가져올 수도 있습니다.

즐겨찾기 추가 버튼

필터를 이용해 작업을 확인할 수 있다. ‘오늘 오전10시 #개인 p1 보고서 제출하기’를 입력한 결과

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투두이스트는 (#)프로젝트, (@)라벨, 날짜 등 다양한 조건을 입력할 수 있고, 사용자가 원하는 조건에 해당하는 작업만 필터 하여 확인할 수 있는 기능을 제공합니다. 왜 투두이스트(Todoist)가 최고의 할 일 관리 앱인가?에서 간략하게 다루었으나, 다음 글엔 특정 조건을 만족하는 필터 만들기에 관한 팁을 자세하게 공유할 예정입니다.

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